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办公室5S管理 5S策划规划
2012-10-15 8:39:56

1.在行政工作中没有受过系统训练,无法从战略性全方位角度认知行政管理工作;
2.在所从事的行政管理工作中感觉缺乏理论支持;
3.感觉工作中总是被动行事,不能主动掌握工作节奏;
4.行使对外界社会的管理职能时没有感觉到有很多事物的“黑洞”要提防;
5.想给公司节省费用,但却不知从何处下手,如何节省;
6.对行政工作的各项标准不清楚;
7.在公司的职位地位不理想,与各部门沟通不顺畅;
8.要干的事情太多,社会资源也有很多,但不知如何利用社会资源;
9.对于如何管理公司的系统性整体行政事务心中没底;
10.想系统学习,提高行政管理技能,但没有合适的传授经验课程,空有理论知识。

 

第一部分、秘书人员的角色认知
认清你的角色----助手、管家、人际
初级秘书/助理:事务性文员
中级秘书/助理:事务性文员+辅助管理
高级秘书/助理:独立管理+事务处理
怎样清晰自己的岗位职责――学会编写岗位说明书
优秀秘书与一般秘书的能力差异
秘书助理的职业形象?——合宜的装扮及姿态举止
秘书/助理的职业生涯规划
关键的三个观念转变——销售意识、产品化、细节

第二部分、 提升秘书/助理的沟通技巧
老板/同事心目中坐标系――什么是五星级秘书/助理/行政人员
沟通的本质和过程是什么
为什么总是有沟通障碍——沟通的乔哈里视窗和沟通漏斗
认识你的沟通对象——PDP技术和NLP技术
学会管理你的上司——四项限和5W1H工具的使用
小游戏:听懂经理的话了吗?
跟上级沟通的原则
如何在特殊情况下对上及对下沟通——冲突、小报告、越级指挥、谈判等

第三部分、办公室5S及办公用品管理
整理、整顿、清扫、清洁、修养。
文件处理流程化。
办公用品申购、领用。
维护各类办公设备的正常使用接待客人流程。
接待重要客户的注意事项。
来访电话对策。

第四部分、会议管理
成功会议的5个特点
会议管理的两个“三三三”法则
会议时间安排的技巧
会前准备——会议议题的收集和安排
会中协助?——如何主持会议:开场白、会中异常情况的灵活应对
会后整理——如何做会议纪要及会议决议的跟进工作
练习:如何组织一场讨论会议

第五部分、时间管理和计划管理
时间管理的五个原则和三个工具
PDCA工具在制定计划时的灵活使用
确定SMAC的目标,制定工作计划
怎样做年度/月度/周度工作计划,提供样表
出差日程的安排?——案例分享:国内出差及国外出差的日程安排

第六部分、事物性项目性工作的组织管理
事务工作有哪些
学会列事务清单
沙盘演练:怎样组织一场周年庆典大会
用项目手册管理工作
事务性项目工作组织的12字口诀
制作项目手册的方法
案例分享
哪些现代化的办公软件你要熟练使用

第七部分、文档管理
文档管理标准规范
文档分类的工作规范
文档存储的工作规范
文档查阅的工作规范
文档分装的工作规范
文档销毁的工作规范
文档保密的工作规范

第八部分、企业秘书、助理形象与礼仪常识
外在形象及服饰的重要性
商务人员形象四原则
商务着装的场合及要素
女性秘书的形象要求
场合着装
裙装五不准
佩戴首饰四大原则
化妆注意事项
男性秘书的形象要求
公务西装的选择
公务衬衫穿着“五”原则
公务领带的搭配原则和禁忌
高效公务接待
办公室接待
亲切的第一印象:访客优先的原则
递送名片原则
商务介绍的正确顺序
商务接待的陪同礼仪
商务送别礼仪
座次礼仪
商务轿车、火车
商务会议
中西餐

第九部分、如何成为上司的得力助手
上司眼中的合格秘书 - office glue 与 office wife
日常事务好帮手
业务管理好助理
优秀秘书的核心竞争力
同理心接触——经营你的上司
“秘书门”事件――同上司相处的心态
讨论如何定义“Professional Secretary”
与上司达成默契
有关电话
有关信件与文档
有关日程安排
有关出差
上司的行程安排
旅行中必备物品清单
上司临走前的清单
上司离开期间的清单
上司回来后的后续工作
上司的日程安排
哪些日子不适合安排约会
日程冲突如何处理
上司外出的细节

第十部分、秘书人员的职业发展
成长与成功
一生的机会有几次?
关注圈与影响圈
你在和谁竞争
情绪、承诺、自律、自我激励

第十一部分、商务公文写作
商务公文写作的概念及公文的要素
公文写作的步骤
确定目标
确定文章的正式程度
决定文章的风格
选择文章的层次结构
列大纲——案例分享及练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写
撰写初稿
常用公文写作及公文格式要素范例
通知
报告
请示
批复
会议纪要
邀请信
总结

 

【学|习|收|益】:
★提高基行政工作能力,逐步成为合格的企业管理层;
★掌握行政管理中的各种技巧,提升行政风险管理技能;
★运用专业的测评工具,了解自己的行为风格并掌握针对性的改善方法;
★学会快速判断其它人行为风格并与之有效沟通的技巧,提升办事效率。